Ennakointi, toiminta ja uudistuminen – kolme askelta vaikuttavaan hankkeeseen

Hankemaailmassa tarvitaan entistä enemmän uudenlaista ajattelua ja tiedolla johtamista, kun toimintaympäristö muuttuu nopeasti ja vaatii jatkuvaa uudistumista.

Nykyisen toimintaympäristön muutosnopeus ja yllätyksellisyys tarkoittaa, että yritykset tai aluekehittäjät eivät voi enää hyödyntää totuttuja toimintamalleja. Perinteisessä hankemaailmassa keskitytään elinkeinoelämän kasvun tukemiseen esimerkiksi uusien tuotteiden ja palveluiden kehittämisen, kustannustehokkuuden, tuottavuuden sekä prosessien selkeyttämisen ja toistettavuuden näkökulmista. Tämä toimii erinomaisesti vakaassa toimintaympäristössä, mutta tarvitsee ajattelun laajentamista, kun toimintaympäristö muuttuu nopeasti ja vaatii jatkuvaa uudistumista. Aiemman perinteisen ajattelun ohelle tarvitaankin kokonaisvaltaisempaa ja tulevaisuusorientoitunutta ajattelua, jossa korostuu kyky havaita muutoksia ajoissa, tarttua mahdollisuuksiin oikea-aikaisesti ja rakentaa pysyvästi uudistuvaa toimintaa. Tiedolla johtaminen ei ole tässä kokonaisuudessa vain tilastodokumentti – se on ajattelutavan ydin.

”Useimmat hankkeet pyrkivät parantamaan vanhaa, vaikka toimintaympäristö on jo muuttunut olennaisesti. Todellinen vaikuttavuus syntyy vasta silloin, kun hanke tunnistaa muutoksen ajoissa, toimii ennen muita – ja jättää jälkeensä uuden tavan toimia. Kyse ei ole enää tehokkuudesta, vaan elinvoiman uudistamisesta.”

Ensimmäinen askel kohti vaikuttavampia hankkeita on kyky havainnoida ympäröivää toimintaympäristöä. Yritysten ja organisaatioiden on entistä tärkeämpää koota ja tulkita toimintaympäristön muutosdataa, kuten mitkä ovat asiakkaiden tarpeisiin vaikuttavia hiljaisia signaaleja, mitä uudet teknologiat mahdollistavat, miten alan lainsäädäntö kehittyy, miten ilmastonmuutos tulisi huomioida osana liiketoimintaa ja miten työvoiman saatavuus alueella muuttuu lähitulevaisuudessa? Erityisesti heikkojen signaalien kuten asiakasrajapinnan muutoksista nousevien havaintojen hyödyntäminen voi antaa ratkaisevaa etumatkaa kilpailijoihin nähden.

Havainto itsessään muutoksista ei vielä kuitenkaan riitä. Se täytyy muuttaa toiminnaksi. Tiedolla johtaminen tukee sitä, että muutoksiin reagoidaan suunnitelmallisesti ja resurssit kohdistetaan sinne, missä vaikutus on suurin. Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että hankehakemuksissa ei riitä enää teoreettinen visio tai tavoitteiden kuvaus – niiden rinnalle on tuotava erityisesti laadukasta tulevaisuusorientoitunutta tietoperustaa, sitoutuneita osaamis- ja kumppaniverkostoja sekä toimintamalleja aidosti uudistavia ratkaisuja. Hankkeiden vaikutus perustuu siihen, että ne ovat sekä reagoineet ajankohtaisiin ilmiöihin, mutta samalla valmiita tarttumaan sitä vastaaviin uusiin ratkaisuihin.

Hankkeiden todellinen vaikuttavuus syntyy vasta silloin, kun niiden vaikutukset ulottuvat pidemmälle kuin hankekauden toimenpiteet – eli kun ne muuttavat pysyvästi sitä, miten organisaatiot ja alueet toimivat. Tämä ei tarkoita vain yksittäisten prosessien tai palvelujen kehittämistä, vaan syvempää uudistumista, joka voi näkyä toimintatapojen, johtamisen, osaamisen, teknologian hyödyntämisen tai jopa koko liiketoimintamallin muutoksina. Jotta tämä olisi mahdollista, on varmistettava, että hankkeet pohjautuvat aidosti tunnistettuihin tarpeisiin, niissä on mukana monialaisia kumppaneita, osallistujien näkemykset otetaan huomioon koko toteutuksen ajan ja tuloksille suunnitellaan jatkopolut. Kun ennakointitieto, kumppanuudet, osallistavat menetelmät ja tulosten jatkohyödyntäminen yhdistyvät, hankkeista tulee vaikuttavia välineitä, jotka uudistavat paitsi yksittäisiä toimijoita myös vahvistavat alueellista elinvoimaa pitkäkestoisesti.

”Hankkeet eivät saa jäädä irrallisiksi kokeiluiksi – niiden on muutettava tapaa, jolla arjessa toimitaan. Vain silloin, kun tieto muuttaa aiemmin vakiintuneita rakenteita ja ajattelua, syntyy oikeasti vaikuttavaa kehittämistä.”

Kun hankkeet rakentuvat tiedon varaan, ne eivät ole enää yksittäisiä projekteja, vaan osa suurempaa kokonaisuutta. Ne kytkeytyvät suoraan yritysten arkeen, työvoiman osaamisen kehittämiseen, teknologian hyödyntämiseen ja palvelujen uudistamiseen – kaikki yhtä aikaa. Tällöin hankkeet eivät vain vastaa yhteen tarpeeseen, vaan tukevat koko alueen tai toimialan uudistumista. Tämä ei tapahdu sattumalta, vaan vaatii selkeitä rakenteita, osaavia toimijoita ja halua tehdä asioita aidosti toisin. Lopputuloksena syntyy kehittämistyötä, joka ei jää ajastaan jälkeen, vaan elää muutoksen mukana ja kantaa pidemmälle.

Samuli Leveälahti, kehittämisasiantuntija