Digitalisering av arkiv

Hankkeen yhteenveto

Efter beviljat stöd informerades föreningens medlemmar och en öppen sommarjobbsansökan publicerades. En ungdom anställdes för att genomföra digitaliseringsarbetet. Inför projektstarten gjordes förberedelser i form av insamling av arkivmaterial som fanns utspritt hos tidigare aktiva, införskaffande av nödvändig utrustning samt utformning av arbetsrutiner och struktur för det digitala arkivet.

Arbetet inleddes med kartläggning av arkivets omfattning och innehåll. Materialet skannades, sorterades kronologiskt och kategoriserades i ett logiskt uppbyggt digitalt arkiv. Under projektets gång fördes kontinuerlig dialog och handledning, och arbetets framskridande följdes upp via veckorapporter.
Resultatet är ett digitalt arkiv som nu är tillgängligt för allmänheten och som säkerställer ett långsiktigt bevarande av föreningens historia. Digitaliseringen har frigjort betydande fysiska utrymmen i lokalen och underlättar föreningens löpande verksamhet. Projektet har även gett den anställda ungdomen värdefull arbetslivserfarenhet och stärkt ungas delaktighet i föreningslivet.
Arkivet utgör ett viktigt underlag inför föreningens jubileumsår och framtida historiska satsningar samt bidrar till att bevara och synliggöra det lokala kulturarvet. Som fortsatt plan avser föreningen att vidareutveckla arkivet, bland annat genom kompletterande bildbeskrivningar och ytterligare strukturering, samt använda de frigjorda utrymmena för ny och utvecklad verksamhet.

Toteutus

Jag som ordförande i föreningen och intresserad av historia hade en längre tid gått och sneglat på vårt arkiv och tyckte att det såg förfärligt ut. Dessutom visste jag att det i något skede behövde digitaliseras. Efter att ha fastnat i timtal i arkivet med intressanta texter och dokument ett flertal gånger så visste jag att det som vi har här kan vara intressant även för andra och kommande aktiva inom föreningen.
Jag hade gärna digitaliserat arkivet själv bara om min egna tid hade räckt till... Efter att jag såg en annons på facebook om att det gick att söka finansiering för ett sådant här projekt fick jag en idé direkt.
Efter att finansieringen för projektet blev klart informerades föreningens medlemmar om att det fanns ett sommarjobb på lokalen att söka. I hopp om att någon närstående till föreningen skulle söka jobbet, som redan skulle ha en förståelse för föreningens verksamhet och dess historia. Vi publicerade också en jobbannons på sociala medier. Vi erbjöd en ungdom sommarjobb med en månadslön på 2000€.
Till sommarjobbet sökte sammanlagt två personer, efter att vi utfört arbetsintervjuer med bägge blev valet Ellen Hammarberg i maj. För henne var Lappfjärd Ungdomsförening relativt okänd men det såg vi inte som något större hinder.
Efter att vi hade anställt en person var det bara att köra på med resten av planeringen och förberedelserna. Jag visste att det fanns en hel del material som hörde till vårt arkiv men som var på vift hos tidigare aktiva medlemmar så jag började höra mig för med personer som kunde tänkas ha material hemma hos sig eller visste vem som kunde tänkas ha. På så vis fick vi fram en del disketter. Samtidigt började jag utarbeta en strategi och rutiner för sommaren, hur jag kunde underlätta arbetet för Ellen från början. Nödvändig utrustning införskaffades eller lokaliserades, bl.a. en diskettläsare köptes. Vi fick även låna en avancerad skanner av SÖU, till en början, vilket var bra eftersom jag trodde att vi inte skulle behöva skaffa en själv. Men sedan visade det sig att vi behövde en annan typ av skanner för att snabba upp processen så det blev en ny införskaffad i alla fall.
2.6.2025 började Ellen, då träffades vi på lokalen som skulle vara hennes arbetsplats de kommande månaderna. Första dagen visade jag henne runt lokalen och berättade mera detaljerat om arbetet, vi gick igenom utrusningen hon skulle använda, rutiner och vad som förväntades av henne. Vi gick också igenom grunden till det digitala arkivet och hur vi ville att det skulle se ut. Hon fick givetvis rätt fria händer med utformningen av det digitala arkivet så länge det var logiskt och lätt att leta igenom. Jag gjorde det klart att vi uppskattar transparens och ser gärna att hon frågar med väldigt låg tröskel i stället för att göra fel. I synnerhet när arbetet skulle vara så självständigt.
Jag hade kommit fram till att det var bäst om hon började med att läsa två böcker som handlade om föreningens historia. Dels för att få en djupare förståelse för föreningens historia, men också för att se till vilket ändamål materialet, som hon skulle digitalisera, möjligtvis skulle användas till.
Jag kom överens med henne att on hon får jobba med flextid, det vill säga kortare eller längre dagar vid enligt behov. Huvudsaken för mig var att hon jobbade 150 timmar i månaden. Vi kom också överens om att hon inte behövde komma till lokalen varje dag utan hon kunde ta med sig scannern och materialet hem om hon ville jobba på distans. Hon fick en nyckel till lokalen så hon kunde komma och gå som hon ville. En rutin jag hade utformat var veckorapporter. Ellen skulle skicka i slutet på veckan en rapport där hon redogjorde för vad hon gjort under veckan och vilken dag. Dessa för att kunna följa med hur arbetet framskred och hur hon använde sin arbetstid.
Så började arbetet på riktigt. Ellen började med att gå igenom arkivet och kartlägga det för att få sig själv en uppfattning av hur mycket som fanns där och vilka årtal. När hon väl skapat sig uppfattningen om det kunde hon skapa en bild för sig själv hur det digitala arkivet skulle börja se ut och vilken arbetsmetod som skulle fungera bäst. Jag hade meddelat Ellen att hon kunde säga till direkt det var någonting som hon behövde i sitt arbete, och det tog inte länge före vi skaffade Acrobat Reader. Med programmet kunde hon föra ihop PDF sidor med varandra för att göra materialet lättare att läsa.
Arbetet handlade förstås inte endast om att digitalisera utan det gällde också att kunna bedöma vad som är värt att digitalisera och vad som får slängas. Jag hade förberett en tabell åt Ellen med dokument vi var intresserade av och vad som fick slängas. T.ex. gamla kvitton och räkningar fick slängas om det inte fanns någon intressant information på dem.
Ellen började från de äldsta mapparna och arbetade sig framåt därifrån. Så framskred sommaren, Jag och föreningens vaktmästare kommunicerade med Ellen nästan dagligen via en grupp vi hade skapat på Whatsapp. Men ibland tog vi även samtal över telefon vid behov. Kommunikationen bestod i huvudsak av handledning. Jag räknade löner åt Ellen som sedan föreningens kassör betalade ut en gång i månaden.
När arbetsavtalet närmade sig sitt slut konstaterade vi att det fanns så pass mycket material kvar att digitalisera så vi förlängde arbetsavtalet en vecka så att hon skulle hinna med allt.

Det tog inte länge efter att Ellen slutat som det hittades ännu mera material (hos en gammal styrelsemedlem). Besvikelsen var naturligtvis stor att detta material hade lokaliserats först efteråt, men sedan fick jag en idé och frågade Ellen ifall hon hade några planer på höstlovet. Sagt och gjort så kom vi överens om att hon skulle återvända en vecka till i arbetets tecken för att få det sista materialet inskannat. Denna gång hade hon timlön som avlöningsform eftersom vi var väldigt osäkra på hur länge det skulle ta. Vi träffades på lokalen igen 13.10.2025 och jag visade henne materialet som skulle skannas in.
Efter att allt material fanns inskannat på vår Google Drive bas så satte ja mig ner och gick igenom hela arkivet före vi skulle publicera det för allmänheten. Jag dolde alla filer som innehöll personers namn som varit aktiva inom föreningen under senare år samt andra dokument jag ansåg vara känsliga för enskilda personer. Hittade jag något intressant men ansåg vara känsligt så frågade jag lov av personerna i fråga.

Under sommaren följde jag och Vaktmästaren upp våra talkotimmar. Talkoarbete som uppstod sammanlagt i arbetet var 77h. Där är inräknat rekryteringsprocessen, lokalisera material, planering, inlärning, handledning, löneadministration och uppföljning. Varav handledningen är den största posten bland talkotimmarna.

Tulokset

Projektet har genomförts i enlighet med projektplanen, men genomfördes inte inom den fastställda tiden utan vi blev tvungna att ansöka om förlängning för att Ellen kom i jobb igen i oktober.
Under projektets gång har föreningens arkiv tömts systematiskt. Arkivmaterialet har skannats och sparats digitalt vilket säkerställer att det bevaras långsiktigt och skyddas mot eventuella skador. Det digitala materialet har kategoriserats och laddas upp under tydliga mappar och kategorier. Det gör i sin tur arkivet användarvänligt och lätt att överskåda. Strukturen underlättar också framtida sökningar.
Arkivet finns nu tillgängligt i digital form för allmänheten. Därmed har projektet skapat långsiktiga förutsättningar för att föreningens historia inte enbart bevaras, utan också aktivt kan användas för nuvarande och framtida generationer.
Projektet har genomförts genom att en ungdom anställts för att utföra arbetet. Detta har säkerligen samtidigt gett Ellen praktisk arbetslivserfarenhet samt möjligheten att utveckla färdigheter inom digitalisering, arkivering och strukturering av material. Projektet har därmed bidragit till att stärka ungas kunnande och delaktighet i det lokala föreningslivet.
Resultatet är vi överlag nöjda med. Eftersom ingen visste exakt vad allt som fanns i vårt arkiv utan bara hade bekantat sig med fraktioner av det hade man inte vetat exakt vad man kunde förvänta sig. Att materialet skulle digitaliseras var det dock ingen fråga om. Numera klarar vi oss med ett skåp i vårt mötesrum som inte tar upp mycket rum. En del av dokumenten inskannade har dålig kvalité och det är svårt att förstå vad det står på dem. Det beror främst på att materialet har varit i dåligt skick sedan tidigare i otympligt format för att få det inskannat på ett bra sätt.

Vaikutukset ja jatkosuunnitelma

Det finns flera direkta samt långsiktiga effekter för föreningen i samband med projektet. Den mest omedelbara effekten är nog att föreningens arkiv nu är tryggat i digitalt format. Digitaliseringen innebär ett väsentligt steg mot ett mer hållbart och framtids säkrat bevarande av föreningens historia. Tillgången till ett strukturerat digitalt arkiv gör det enklare att hitta dokument man behöver i den löpande verksamheten. Det kommer vi i huvudsak dra nytta av under vårt jubileums år när en bok planerats och en eventuell revykavalkad.
Ett tillgängligt arkiv ger på längre sikt en positiv effekt på föreningens synlighet. Det ökar också användningen av historiskt material i kommunikation, evenemang och jubileumssammanhang. Detta stärker föreningens identitet och vi hoppas det ska kunna dra flera historia intresserade till vår verksamhet, unga som gamla.
Projektet har även haft effekter utanför den egna föreningen. Genom att bevara och strukturera arkivmaterial som sträcker sig över mer än ett sekel bevaras en viktig del av den lokala kulturhistorien i Lappfjärd. Materialet utgör ett värdefullt källunderlag för framtida historiska projekt, samarbeten och evenemang i bygden.
Projektet har lagt en stabil grund för framtida utvecklingsinsatser. En fortsatt plan är att utvärdera möjligheten att ytterligare förbättra tillgängligheten till arkivet, exempelvis genom tydligare instruktioner för användning eller genom att på sikt utveckla det i flera kategorier. Ett exempel på en fortsatt plan för arkivet vore om man fick beskrivningar till alla bilder och få namn på alla på bilderna.
I samband med digitaliseringen har det frigjorts betydande ytor som tidigare upptogs av arkivförvaringen. Det frigjorda utrymmet ger föreningen nya möjligheter att utveckla sin verksamhet. Det var bestämt redan före att man skulle renovera den delen av lokalen där arkivet fanns. Efter renoveringen kommer föreningen kunna erbjuda nyrenoverade utrymmen till sina medlemmar.