Tapahtumien kehittämishanke

Hankkeen yhteenveto

Projektissa hankittiin Leinmäen kyläyhdistykselle videoprojektori, äänentoistolaitteet sekä kaksi ulkokäyttöön tarkoitettua telttakatosta. Hankkeen kautta haluttiin parantaa kylätalon palveluvarustusta sekä kehittää ja monipuolistaa järjestettävien tapahtumien laatua.

Toteutus

Osa hankinnoista oli ennakoitua työläämpiä ja aikaa hankintojen tekemiseen kului suunniteltua enemmän. Talkootyötä syntyi viisi tuntia, mitä ei osattu huomioida hankesuunnitelmaa tehtäessä. Tämä johtui investointien teknisestä erityislaatuisuudesta. Asiantuntijuutta hankintojen tekemiseen tarvittiin ennakoitua enemmän. Tarjolla olevien tuotteiden merkki-, ominaisuus- ja hintahaitari oli valtavan laaja. Hinta-laatu suhteen optimointi suhteessa yhdistyksemme tarpeisiin vaati paljon harkintaa ja huolellista paneutumista eri vaihtoehtoihin. Kaikesta huolimatta hanke eteni ja toteutui suunnitelman mukaisesti, aikataulussa ja budjetin puitteissa pysyttiin.

Tapahtumien kehittäminen -projekti oli lyhyt ja sisällöltään selkeä, rajattu investointihanke. Ensisijaiset kriteerimme olivat: helppokäyttöisyys, riittävä tehokkuus myös ulkoilmatilaisuuksissa, laadukkuus ja toimintavarmuus, kohtuullinen hinta. Projekti oli kuitenkin erittäin työläs toteutettava ja hankintojen tekeminen vei paljon aikaa. Äänentoisto ja siihen liittyvät välineet, koneet ja laitteet ovat oma maailmansa, johon asiaa tuntemattoman on vaikea päästä sisälle. Eri merkkisiä laitteita tuntui olevan miljoonia, niiden välinen teho-, toimivuus- ja hintavertailu on lähes mahdotonta. Parhaan laatu-hinta -suhteen löytäminen on maallikolle haastava tehtävä. Hankintojen tekemistä vaikeutti se, että isot, Laitilan ulkopuolella sijaitsevat liikkeet eivät tarjonneet puhelinneuvontaa tai opastusta laitteen valinnassa. Olisi pitänyt lähteä paikan päälle liikkeeseen, esimerkiksi matkustaa Turkuun tavatakseen myyntineuvottelijan. Liikkeistä saadun ohjeen mukaan ”kaikki tiedot löytyvät netistä”. Tämän vuoksi käytimme paljon aikaa alalla toimivien ja työskentelevien henkilöiden konsultointiin. Osa heistä oli esiintynytkin kyläyhdistyksemme tilaisuuksissa ja tunsi tarpeemme, toimintaympäristön sekä olosuhteet. Tätä kautta saimme arvokasta kokemusasiantuntijuutta ja tietoa hankintapäätöksen tekemistä varten.

Talkootyötä syntyi ennakkosuunnitelmasta poiketen viisi tuntia: kolme tuntia laitteiston käyttöönotosta, kuljetuksesta, asennuksesta ja käytön ohjauksesta sekä kaksi tuntia kaapelien sovittamisesta ja rakentamisesta toimintaympäristön tarpeisiin. Talkootyöllä ei ollut vaikutusta hankkeen toteutukseen.

Videoprojektorin kohdalla päädyimme hyödyntämään paikallisen erikoisliikkeen osaamista ja verkostoja. Kerroimme kriteerit ja toiminnalliset tarpeet, minkä jälkeen kauppias kävi paikan päällä tutustumassa tilaan ja teknisiin mahdollisuuksiin. Hän löysi nopeasti meille sopivan, kohtuuhintaisen ja budjettiin mahtuvan laiteratkaisun.

Telttoja myyvät yritykset olivat pääsääntöisesti verkkokauppoja. Tutustuimme yritysten tarjontaan ja eri telttavaihtoehtojen ominaisuuksiin ja hintoihin netissä. Tavoitteena oli löytää kaksi kohtuuhintaista, mutta laadukasta ja helposti koottavaa telttaa/katosta. Lisäksi tuli tilata riittävä määrä kiinnityspainoja, jotta lakisääteinen tapahtumaturvallisuus voidaan taata.

Telttoja ei ole vuodenajasta johtuen vielä päästy kokeilemaan, mutta äänentoistolaitteet ja videoprojekti ovat jo käytössä.

Tulokset

Äänentoistolaitteiston puute oli haitannut ja rajoittanut kesätori- ja muiden tapahtumien toteuttamista merkittävästi jo pitkään. Tapahtumia jouduttiin järjestämään ilman äänentoistoa, heikkotehoisilla laitteilla tai vuokravälineistön turvin. Ulkotapahtumien järjestäminen on aina ”säiden armoilla” ja sadesää saattaa estää tai haitata tapahtuman toteuttamista. Helposti koottavat, riittävän kookkaat ja tukevat telttakatokset tuovat turvaa ja toimintavarmuutta säällä kuin säällä. Kylätalon suurimpaan kokoontumistilaan asennettu videoprojektori tuo tullessaan uusia harrastusmahdollisuuksia ja tilaisuuksia yhteenkokoontumiselle mm. elokuva- ja peli-illat, otteluseurannat ja kisakatsomot.
Uusien laitteiden myötä on saatu aktivoitua jonkin verran uusiakin toimijoita mukaan yhdistyksen toimintaan. Vuoden vaihteessa tehtiin yhdistyksen työnjakoa alkaneelle vuodelle ja nimettiin tärkeimpiä vastuualueita ja -henkilöitä. Uudeksi vastuualueeksi määriteltiin äänentoisto, ja vapaaehtoiseksi laitevastaavaksi löytyi kylästä tähän asiaan hyvin perehtynyt henkilö, joka on vastannut myös käyttökoulutuksista ja opastuksista.
Olemme erittäin tyytyväisiä tehtyihin hankintoihin ja siihen innostukseen ja toiminnan iloon, mitä tämä hanke eri vaiheineen on synnyttänyt yhteisössämme.

Vaikutukset ja jatkosuunnitelma

Laitteet ovat Leinmäen kyläyhdistyksen hallussa. Kyläyhdistyksen vastaa niiden asianmukaisesta säilyttämisestä ja ylläpidosta. Kyläyhdistyksen hallitus on nimennyt äänentoistolaitteille vastuuhenkilön, joka tulee jatkossa avustamaan tilaisuuksisen järjestämisessä ja ohjaamaan käyttäjiä. Laitteita hyödynnetään monipuolisesti kaikessa toiminnassa. Laitteista hyötyvät kyläläisten ja vapaa-ajan asukkaiden lisäksi kaikki kylätalolla vierailevat ja tapahtumia järjestävät tahot.