Väinölänrannan tapahtumapuiston toiminnan käynnistäminen

Hankkeen yhteenveto

Hanke käynnistettiin kehittämään heikosti varustellusta tapahtuma-alueesta saavutettava, turvallinen ja monipuolinen Tapahtumapuisto. Ennen hanketta alueella oli vain paikallisen teatteriyhdistyksen vaatimatonta toimintaa, eikä perustekniikkaa tai rakenteita ollut. Hankerahoitus mahdollisti työntekijän palkkaamisen ja suunnittelun käynnistämisen.

Toteutus vastasi suunnitelmaa, mutta työ käynnistyi vasta hiljalleen käytännön järjestelyjen, materiaalien keräämisen ja uusien sidosryhmien haltuunoton vuoksi. Alussa haasteita aiheuttivat hajanaiset vastuut ja puutteelliset työkalut, mutta toimintamallit ja tiedonkulku saatiin vähitellen sujuviksi. Osa hankkeen raportoinnista viivästyi aiotusta muiden työpaineiden takia.

Hankkeessa laadittiin alueelle toimintaohjeet, pelastussuunnitelma, tilavarausjärjestelmä, sopimuspohjat, viestintä- ja markkinointisuunnitelma, visuaalinen ilme sekä vuosikello. Lisäksi kehitettiin saavutettavuutta, kuten invaparkkipaikat ja katsomon esteettömät paikat. Kesän pilotoinnissa järjestettiin runsaasti tapahtumia, joihin osallistui 2959 kävijää. Palautekyselyihin vastasi poikkeuksellisen paljon niin yleisöä kuin järjestäjiä, mikä osoittaa alueen vetovoiman ja yhteisöllisen kiinnostuksen.

Hanke loi perustan alueen pitkäjänteiselle toiminnalle. Kaupunki rakentaa vielä mm. leikkipuiston ja sisääntuloportin sekä parantaa valaistusta. Avajaiset pidetään 13.6.26, jolloin hankkeen tuotokset ovat käytössä ja palautekyselyt huomioitu kehityksessä.

Toteutus

Oulaisten kaupunki on jo usean vuoden ajan kehittänyt keskustassa sijaitsevaa Väinölänrannan Tapahtumapuistoa. Alue oli päässyt kehnoon kuntoon, jossa lähinnä paikallinen teatteriyhdistys piti kesäteatteriesityksiä auttavin keinoin. Äänentoistoa ei esityksissä ollut ja läheisen kosken pauhina vei vuorosanat enimmäkseen mukanaan.

2025 kaupunki teki hanke-esityksen alueen kehittämistä varten. Ilman hankerahoitusta kehittämistyötä ei olisi pystytty aloittamaan. Sen myötä palkattiin työntekijä käynnistämään Tapahtumapuiston toiminta. Kunnianhimoisen kehittämisen myötä Tapahtumapuistosta tulee hyvin saavutettavissa oleva Oulaisten uusi maamerkki, jossa järjestetään kesäaikaan paljon erilaisia tapahtumia, tilaisuuksia ja esityksiä.

Alueelle oli ennen hanketta aloitettu rakentamaan uutta kesäteatteri-katsomoa, johon toukokuussa -25 nousi Rieska Leaderin tukemana uusi purjekatos. Esiintymislavan ja koko puistoalueen yhteiskehittäminen oli luonnollinen kehityssuunta, jolla kaupunki tuottaa positiivista vaikutusta laadukkaiden ohjelmatuotantojen ja viihtyisän alueen muodossa kaikenikäisille kuntalaisille ja vierailijoille.

Kyseessä on poikkihallinnollinen hanke, jossa mukana on esim. Hyvinvointipalveluiden, Teknisen toimen, paikallisen Teatteriyhdistys Rompooli ry:n ja kuntapäättäjien edustajia. Hankkeen kokonaiskustannukset ovat 17514€, jotka koostuvat työntekijän palkoista ja sivukuluista yht. 12510€ sekä Flat rate 40 % = 17514 €. Hankkeen yksityisrahoitus (3502,80 EUR) tuli paikalliselta Teatteriyhdistys Rompooli ry:ltä. Hankkeelle ei nimitetty erillistä ohjausryhmää Rieska Leaderin ohjeistuksen mukaisesti.

Hanketyöntekijän työaika hankkeelle oli 52,94%. Lopun 47,06% työajasta hän käytti kulttuurityöntekijän toimeensa. Työntekijä aloitti työskentelyn 1.4.25 ja hankkeen työtunnit/palkanmaksu tulivat täyteen 15.10.25. Sitä myöhäisemmät työtunnit kirjataan kaupungilla omarahoitusosuutena. Samainen työntekijä aloitti kulttuurityöntekijän tehtävät Oulaisten kaupungilla vasta 1.3.25, joten useat uudet käytännöt ja sidosryhmät oli samalla otettava haltuun.

Hanketyöntekijän aloittaessa työskentelynsä esihenkilöstö pohti, olisiko ollut tehokasta ajankäyttöä, jos työntekijän työaika olisi ollut 100% hankkeella kesä-elokuun (3kk). Esiin nousi kuitenkin mm. lomakauden sijoittuminen kyseiselle ajalle ja sen myötä vaikeampi yhteyshenkilöiden ja tavarantoimittajien tavoittaminen tarvittaessa. Pidempi työskentelykausi osa-aikaisella työajalla osoittautui oikeaksi ratkaisuksi, jotta pystyttiin aluksi arvioimaan eri toimintojen viemät resurssit ja tekemään päätöksiä vakaalta pohjalta eri sidosryhmiä osallistaen.

Hanke alkoi tutustumalla siihen liittyviin henkilöihin ja näiden vastuualueisiin. Esim. Hyvinvointipalveluiden ja Teknisen toimen yhteistyö oli aiemmin jäänyt ylätasolle päällikkö- ja johtajaosapuolien keskusteluiden ja sopimusten muodossa. Nyt tarve oli luoda avoimet ja luottamukselliset toimintatavat eri yksiköiden henkilökunnan välille, jotta kausiluonteinen hanke ja vuodenajoista riippuvainen työskentely saatiin aikataulussa sellaiseen vaiheeseen kuin oli suunniteltu. Hanketyöntekijä tarvitsi työtään taustoittamaan mm. rakennepiirustuksia ja kuvaukset aiemmista päätöksistä ennen kuin pystyi aloittamaan suunnittelutyötään. Pikkuhiljaa käytännöt alkoivat muodostua ja tieto liikkua oikeille tahoille oikeaan aikaan.

Työntekijä laati projektityöskentelynsä tueksi aikataulun, jossa eri lopputuotteet oli asetettu aikajanalle. Alueelle laadittiin omat toimintaohjeensa, pelastussuunnitelmansa, sopimuspohjansa tilan käytölle, viestintä- ja markkinointisuunnitelma, visuaalinen ilme, tilavarausjärjestelmä, ja lopuksi kävijä- & käyttäjäkyselyt sekä vuosikellon runko tulevalle kaudelle.

Tapahtumanjärjestäjän toimintaohjeisiin työntekijä etsi referenssejä niin netistä kuin kontaktoimalla lähialueen toimijoita, miten ulkoilma-alueilla kannattaa järjestää yleisötapahtumia ja miten ohjeistaa järjestäjiä. Tavoitteena oli tukea järjestäjää saavuttamaan tavoitteensa mahdollisimman helposti löytäen tarvittavan tiedon yhdestä paikasta. Tavoitteena oli ohjeistaa järjestäjiä siten, että yleisön oleskelu alueella on aina turvallista ja lisäksi alue ja sen toiminnot eivät vahingoitu ohjelmien toteutuksesta. Alueelle luotiin yleinen pelastussuunnitelma, jonka pohjalta järjestäjät voivat tarvittaessa tehdä omille tapahtumilleen tarkoituksenmukaiset pelastussuunnitelmat.

Alueen käyttöön laadittiin sopimuspohja kaupungin ulkopuolisille toimijoille, jossa on ajantasaiset hinnastot ja muut tarpeelliset tiedot. Työntekijä kontaktoi Teknisen toimen, mikäli näiden palveluita edellytettiin.

Alueelle luotiin oma tilavarausjärjestelmä, joka otetaan käyttöön kaudelle 2026. Aiemmin järjestelmää tapahtuma-alueelle ei ollut lainkaan käytössä. Varaukset tehdään Asio-palvelussa, josta löytyvät myös muut kaupungin varattavissa olevat tilat. Tilavarausjärjestelmän avautumisesta tiedotetaan laajasti alkuvuodesta. Esiintymisalueen käyttökausi on keväästä alkusyksyyn johtuen siirreltävien rakenteiden pystytys- ja purkumahdollisuuksista. Esim. uuden siirrettävän katoksen pystytys voi olla vasta, kun maa ei enää roudi liikaa ja ilma ole liian tuulinen ja/tai sateinen. Vasta katoksen ollessa pystyssä voidaan asentaa alueen PA-järjestelmä, koska katos suojaa herkkiä laitteita huonolta säältä ja osa laitteistosta kiinnitetään katoksen tukirakenteisiin. Samoin syksyllä katos ja tekniikka siirretään pois ennen kovimpia sateita ja tuulia, koska katos tukirakenteineen taitellaan talveksi suojaan laatikoihin eikä katoksen kankaaseen saa jäädä kosteutta hometta muodostamaan.

Hankkeen työntekijä laati ja ylläpitää alueen vuosikelloa, joka on laadittu Plandisc-ohjelmalla. Kaudelle 2026 on jo merkitty mm. kaupungin sisäisiä tapahtumia (esim. avajaiset, koulujen päättäjäiset, Taiteiden yö). Osa tapahtumista on osa virallista Oulu2026 – Euroopan kulttuuripääkaupunki -vuoden ohjelmaa.

Yhtenä uudistuksena on paikan saavutettavuus. Osa maastoon asennettavista kyltityksistä kuten invaparkkipaikan osoittaminen asennetaan keväällä 2026, mutta niiden paikat ovat jo olemassa ja aluekartasta pystyy erottamaan niiden sijainnin. Lisäksi ohjelma-aikoina paikalla oli aina henkilökuntaa, joka valvoi invaparkin käyttöä ja ohjasi sinne vain paikkaan oikeutetut asiakkaat. Inva-WC on ollut käytössä ja merkittynä koko alueella olemisensa ajan. Katsomossa on pyörätuolipaikkoja, joiden läheisyyteen hankittiin myös induktiosilmukka. Nämä uudistukset tukevat alueen saavutettavuusperiaatetta.

Hinnasto kaudella -25 noudatti alueelle aiemmin Hyvinvointilautakunnan hyväksymää hinnastoa. Tulevalle kaudelle 2026 hanketyöntekijä esittää muutoksia hinnan muodostumiselle ja nämä muutokset lautakunta käsittelee. Esitettävänä on esim. aiemmasta tuntiperusteisesta taksasta siirtyminen puolipäivä-/koko päivä-pohjaiselle laskutukselle. Yleisölle maksuttomille ja maksullisille tilaisuuksille päätetään omat hintansa. Teknisellä toimella on oma hinnastonsa eri työvaiheille, joita henkilöstöltä tai kalustolta vaaditaan ja nämä hinnat on kuvattu alueenkäyttösopimuksessa.

Väinölänrannan tapahtumapuiston visuaalisen ilmeen suunnitteluun etsittiin tekijää kevyen kilpailutuksen (alle 3000 EUR) kautta. Tarjousta pyydettiin viideltä toimijalta, joista neljä toimitti tarjouksen määräaikaan mennessä. Tarjoukset arvioitiin kaupungin kulttuuripalveluiden ja viestintäasiantuntijoiden toimesta. Tarjousten valintaperusteena käytettiin tarjouspyynnössä mainittuja kolmea kriteeriä tärkeysjärjestyksessä 1. laatu, 2. aikataulu ja 3. hinta. Valittu visuaalinen ilme on suunniteltu Oulaisten kaupungin brändikirjan pohjalta, mutta omaleimaiseksi ja positiivisesti mieleenpainuvaksi kokonaisuudeksi. Uusi ilme on tunnistettava, kutsuva ja muunneltavissa oleva huomioiden tapahtuma-alueen eri tarpeet ja tapahtumien luonteen. Kaupunki ei saanut hankintaoikaisuvaatimuksia päätökseen liittyen. Uusi ilme tulee näkymään mm. alueen fyysisissä ilmoitustauluissa, sisääntuloon rakentuvassa portissa sekä viestintä- ja markkinointimateriaaleissa. Julistepohjat ja logot on myös kaupungin ulkopuolisten järjestäjien helppo istuttaa osaksi omien tapahtumiensa mainontaa ja ilmoittelua.

Työkaluksi luotiin myös viestintä- ja markkinointisuunnitelma. Viestintä seuraa hankkeen aikana laadittua vuosikelloa ja reagoi uusiin tapahtumiin nopeasti. Tärkeimmistä hankkeeseen liittyvistä toiminnoista ja tapahtumista viestittiin hankkeen aikana mediatiedottein, jaettavin julistein sekä kaupungin eri kanavissa. Myös ulkopuoliset tapahtumanjärjestäjät tiedottivat tilaisuuksista ahkerasti omille yleisöilleen.

Kaudella 2025 Tapahtumapuistossa järjestettiin 22 tilaisuutta, joissa vieraili yhteensä 2959 kävijää. Ohjelmahaku julkistettiin tiedotteina paikallisiin ja kansallisiin viestimiin sekä kaupungin eri kanaviin. Pilottivuoden ohjelman tekijöistä noin puolet oli kaupungin ulkopuolisia järjestäjiä. Vaikka ohjelmistossa painottuivat teatteriesitykset, kauden aikana järjestettiin runsaasti tapahtumia suunnattuna lapsiperheistä seniorikansalaisille ja kaikille siltä väliltä.

Tapahtumakausi kevät-syksy -25 oli pilotointivaihe alueen toiminnalle, josta kerättiin palautetta niin kävijöiltä kuin käyttäjiltä (tapahtumajärjestäjät, yhteistyökumppanit ynnä muut sellaiset). Palautekyselyyn vastasi kyselyn ollessa avoinna reilun kuukauden aikana 103 yleisön edustajaa, ja yhtä vaille kaikki järjestäjätahot palauttivat kyselynsä toivottuun aikaan mennessä. Näin aktiivista palautteen keruuta ei tiettävästi yleensä kulttuuuripalveluiden toiminnoista saada, joten se on yksi indikaattori alueen kiinnostavuudesta ja ihmisten tuesta tehdä tapahtumapuistosta yhteinen vetovoimatekijä Oulaisten kaupungille ja samalla koko kansan olohuone.

Hanketyöntekijän näkökulmasta hankesuunnitelmassa pysyttiin. Raportointi hankkeesta jäi muiden työpaineiden vuoksi varsinaisen palkanmaksukauden jälkeiselle ajalle 16.10.25 alkaen.

Tulokset

Hankkeen tuloksena Oulaisten kaupungin aiemmin huonoon kuntoon päässyt Väinölänrannan tapahtuma-alue muuttui toimivaksi, saavutettavaksi ja turvalliseksi Väinölänrannan Tapahtumapuistoksi, joka soveltuu monipuoliseen tapahtumakäyttöön. Alueelle luotiin selkeät toimintamallit, joita ei ennen hanketta ollut olemassa: toimintaohjeet tapahtumajärjestäjille, yleinen pelastussuunnitelma, ajantasaiset sopimuspohjat, hinnastopohja sekä kokonaan uusi tilavarausjärjestelmä, joita voidaan hyödyntää jatkossa. Nämä käytännöt vähentävät päällekkäisyyksiä, yhdenmukaistavat prosesseja ja helpottavat sekä kaupungin että järjestäjien työtä.

Hankkeessa saatettiin käyttöön uusi visuaalinen ilme, joka selkeyttää markkinointia ja on helposti myös ulkopuolisten toimijoiden hyödynnettävissä omissa tilaisuuksissaan alueella. Samalla luotiin viestintä- ja markkinointisuunnitelma sekä vuosikello, joiden avulla tapahtumakauden koordinointi on jatkossa järjestelmällistä. Saavutettavuus parani huomattavasti uusien invapysäköintijärjestelyjen, esteettömien katsomopaikkojen, induktiosilmukan ja selkeämmän opastuksen myötä.

Hankkeen vaikutukset näkyivät jo pilotointivaiheessa: alueella järjestettiin monipuolisille kohderyhmille 22 erilaista tapahtumaa, joihin osallistui yhteensä 2959 kävijää. Järjestäjinä oli runsaasti myös kaupungin ulkopuolisia toimijoita, mikä vahvisti alueen vetovoimaa sekä yhteisöllisyyttä paikallisten toimijoiden keskuudessa. Kyselyiden ja tapahtumien aikaisten keskusteluiden perusteella poikkeuksetta kaikki kaupungin ulkopuoliset tapahtumajärjestäjät olivat halukkaita suosittelemaan tilaisuuksien pitoa uudistuneessa Tapahtumapuistossa ja tuomaan omia uusia produktioitaan Väinölänrannan Tapahtumapuistoon tulevinakin tapahtumakausina. Palautekyselyiden vastausprosentti oli poikkeuksellisen korkea, mikä osoittaa käyttäjien ja yleisön sitoutumisen sekä kiinnostuksen alueen kehittämiseen ja käyttöön. Palautteen perusteella alueesta on muodostumassa koko kaupungin yhteinen olohuone, jonne kaikki ovat tervetulleita viihtymään ja järjestämään omia tilaisuuksiaan.

Hyviksi käytännöiksi nousivat erityisesti selkeä, yhden luukun periaatteella toimiva tapahtumajärjestäjien ohjeistus; sidosryhmien tiivis, avoin yhteistyö; sekä vaiheittainen, vuodenkiertoon sidottu suunnittelu. Lisäksi teknisen toteutuksen aikataulutus (katos, äänentoisto, lavatekniikka) osoittautui toimivaksi malliksi tuleville kausille.

Hankkeesta viestittiin aktiivisesti: mediatiedottein, jaettavin tapahtumajulistein, kaupungin sosiaalisen median kanavissa ja yhteistyökumppaneiden omissa kanavissa. Uusi visuaalinen ilme vahvistaa jatkossa entisestään viestinnän tunnistettavuutta. Tämä kokonaisuus lisäsi tapahtumien lukumäärää ja näkyvyyttä ja toi alueelle uusia yleisöjä sekä vahvisti sen brändiä tulevaisuuden maamerkkinä.

Vaikutukset ja jatkosuunnitelma

Hankkeen myötä Oulaisten kaupungin hallinnoiman Väinölänrannan Tapahtumapuiston tapahtuma-alue kehittyi merkittävästi sekä rakenteellisesti että toiminnallisesti. Alueen käyttöaste nousi selvästi, ja pilotointikaudella 2025 järjestetyt lukuisat tilaisuudet osoittivat, että uusi Väinölänrannan Tapahtumapuisto vastaa monenlaisille yleisöille suunnattujen tapahtumien tarpeisiin. Parantunut saavutettavuus – kuten esteettömät katsomopaikat, invapysäköinti ja selkeät kulkureitit – lisäsi alueen yhdenvertaista käyttöä. Samalla kaupungin eri yksiköiden välinen yhteistyö tiivistyi, mikä vahvisti sujuvaa toimintakulttuuria ja loi pohjan pysyville, ylähallinnolliset rajat ylittäville toimintamalleille.

Hankkeen tuotokset, kuten yhtenäiset toimintaohjeet, tilavarausjärjestelmä, vuosikello ja uusi visuaalinen ilme, vaikuttavat pitkälle tulevaisuuteen. Ne selkeyttävät vastuita, parantavat kaupungin palvelukykyä ja antavat tapahtumajärjestäjille ennakoitavan ja turvallisen toimintaympäristön. Laaja ja aktiivinen käyttäjä- ja yleisöpalaute osoitti, että alue koetaan tärkeäksi yhteiseksi tilaksi ja että sen kehitystä tuetaan laajasti. Tämä vahvistaa kaupungin vetovoimaisuutta ja tukee kulttuuri- ja tapahtumatoiminnan elinvoimaa.

Jatkossa Väinölänrannan Tapahtumapuiston kehittäminen jatkuu vaiheittain. Syystalvella 2025 rakennetaan AVI:n tuella lasten leikkipuisto ja kevyen liikenteen sisääntuloon rakennetaan näyttävä, valaistu portti. Esiintymisalueen tekniikkaa kehitetään edelleen: kesäteatterin valaistusta parannetaan ja äänentoistoa sekä lavan valaisua päivitetään. Keväällä 2026 asennetaan valmiiksi suunnitellut kyltitykset.

Varsinaiset avajaiset pidetään 13.6.2026 osana Oulu2026 - Euroopan kulttuuripääkaupunkivuoden virallista ohjelmaa. Avajaisiin mennessä kaikki suunnitellut parannukset ja palautteeseen perustuvat toimenpiteet ovat käytössä. Oulu2026 - Euroopan kulttuuripääkaupunkivuoden Oulaisten ohjelmiston saava näkyvyys tullee lisäämään myös Väinölänrannan Tapahtumapuiston näkyvyyttä ja vetovoimaa paitsi paikallisesti myös koko Suomen laajuisesti.

Hankkeen aikana luotuja hyviä käytäntöjä hyödynnetään jatkossa kaupungin tapahtuma- ja kulttuuripalveluiden kehittämisessä laajemminkin, ja Väinölänrannan Tapahtumapuistosta on muodostumassa koko kaupungin näkyvä maamerkki ja yhteinen olohuone.