Voimaa tapahtumiin – Ylä-Savon tapahtumatoiminnan resurssiselvitys- ja pilotointihanke

Voimaa tapahtumiin -hankkeen syksyn ensimmäinen työpaja järjestettiin 15.9.2026 Iisalmessa, Iltalypsyssä. Paikalla oli viisi tapahtumanjärjestäjää.

Työpajassa keskusteltiin kesän kokemuksista, tapahtumien järjestämiseen liittyvistä haasteista sekä alueellisen yhteistyön kehittämisestä. Esille nousivat mm. viranomaisvaatimukset, kesän sääolosuhteet ja sen vaikutukset, tapahtumien projektijohtaminen ja yhteisen kalustopankin kehittäminen.

Yhtenä keskeisenä asiana keskusteltiin seudullisesta kalustopankista. Tavoitteena on koota Ylä-Savon alueen tapahtumakalusto ja tapahtumanjärjestäjien yhteystiedot yhteen paikkaan, jotta alueen toimijat löytävät toisensa helpommin ja voivat tarvittaessa hyödyntää toistensa osaamista, kalustoa ja yhteistyömahdollisuuksia. Toimivan kalustopankin edellytyksenä ovat selkeät toimintamallit ja pelisäännöt mm. kaluston lainaamisesta, vastuista, kuljetuksista ja mahdollisista rikkoutumisista.

Työpajassa korostui myös yhteistyön merkitys. Paikallisia urheiluseuroja voitaisiin hyödyntää ja tukea esimerkiksi kaluston kuljetuksissa ja tapahtumien käytännön järjestelyissä pientä korvausta vastaan. Lisäksi tapahtumajärjestäjät olivat kiinnostuneita ostamaan yhdessä yhteisomistukseen tapahtumakalustoa.

Työpajassa tarkasteltiin tapahtumien kokonaisuutta tapahtumakehikon avulla. Kokonaisuuden huolellinen läpikäynti antaa tapahtumalle selkeät raamit ja auttaa varmistamaan, että tärkeät osa-alueet tulevat huomioiduiksi. Keskustelussa nousi esiin myös, että tapahtumajärjestäjän on välillä tärkeää tarkastella kokonaisuutta kauempaa ja suunnitelmallisesti, mutta tapahtuman aikana on kyettävä laskeutumaan ruohonjuuritasolle ja reagoimaan tilanteisiin.

Työpajassa pohdittiin myös, voisiko tapahtumajärjestäjien ja viranomaisten yhteinen alkuvuoden tapaaminen helpottaa tulevan tapahtumakauden lupa- ja turvallisuusvaatimuksiin valmistautumista. Yhteisellä keskustelulla voidaan käydä etukäteen läpi tapahtumien järjestämiseen liittyviä vaatimuksia ja käytäntöjä, mikä helpottaisi järjestäjien ennakointia ja tapahtumien suunnittelua.

Seuraava hankkeen työpaja järjestetään 6.10.2026 ja aiheena on talous, vapaaehtoiset, kalustopankki sekä Outi Airola teamsin välityksellä kertomassa Kokkolan Ykspihlajan toiminnasta.

Voimaa tapahtumiin -hankkeen yhtenä työpakettina on työvoimatarpeiden kartoitus ja sosiaalisen työllistämisen mallin kehittäminen. Työpakettiin kuuluu kartoitus, jolla selvitetään tapahtumajärjestäjiltä muun muassa, mitkä työtehtävät soveltuisivat sosiaalisen työllistämisen kohteiksi (esimerkiksi nuorille, maahanmuuttajille ja kuntoutujille) sekä miten toiminta voitaisiin organisoida siten, että siitä muodostuisi pidempi kesätyömahdollisuus Ylä-Savon tapahtumien parissa. Työpaketin toteutuksesta vastaa TOIMI-säätiö.

TOIMI-säätiö aloitti kartoituksen jälkeen pilottiryhmän kokoamisen. Tavoitteena oli löytää henkilöitä, jotka haluavat osallistua sosiaalisen työllistämisen mallin testaamiseen tapahtumien järjestämisessä. Hanketta esiteltiin toukokuussa YSAOn opiskelijoille sekä kesäkuun alussa kansainvälisille opiskelijoille. Nykyinen kymmenen hengen pilottiryhmä koostuu pääosin YSAOn opiskelijoista. TOIMI-säätiön työntekijät valmentavat ryhmäläisiä ja ohjaavat heidän toimintaansa kesän 2026 pilottitapahtumissa.

Pilottiryhmä Vieremän raveissa 3.7.

Pilottiryhmä kävi tutustumassa Vieremän ravirataan 17.6.2026 yhdessä TOIMI-säätiön Sarin ja Heidin kanssa. Paikalla olivat myös Juha Vidgren sekä muita ravien järjestelyistä vastaavia henkilöitä, kuten liikenteenohjauksen sekä ruoka- ja anniskelutoiminnan vastuuhenkilöt.

Juhalla oli idea, että osa pilottiryhmäläisistä suunnittelisi perinteisestä suomalaisesta grilliruoasta poikkeavan annoksen tuleviin raveihin. Ryhmä ideoi etukäteen erilaisia vaihtoehtoja ja maistuvia ruokia sekä grillin toimivuutta testattiin 29.6.

Perjantaina 3.7 pilottiryhmä suuntasi kohti Vieremän ravirataa, jossa suurin osa ryhmäläisistä pääsi kokeilemaan tapahtumatyötä ensimmäistä kertaa. Yksi osallistujista lähti innokkaana ja omasta toiveestaan liikenteenohjauksen pariin hänelle määrätyn ohjaajan kanssa. Muut ryhmäläiset työskentelivät grillillä, jossa suurena apuna oli ravien työntekijä Tuomas Nissinen, joka ohjeisti grillin käytössä ja ruoan valmistuksessa.

Grillillä valmistettiin herkullisia tortillawrappeja, joita ensimmäiset 100 kävijää saivat maistaa maksutta. Eräs pilottiryhmäläisistä keksi kirjoittaa pienille lapuille kohteliaisuuksia, joita asiakkaat saivat ottaa mukaansa, jolloin jonotuskin sujui jouhevammin pienten kohteliaisuuksien saattelemana. Ravikävijöiltä saatu palaute oli pelkästään positiivista niin ruoasta kuin grillin iloisesta tunnelmastakin.

Pilottiryhmän ensimmäinen tapahtumatyökokemus sujui vauhdikkaasti, eikä tekemisestä ollut puutetta. Kotiin pilottiryhmä lähti hyvillä mielin, odottaen innolla seuraavaa tapahtumaa – Vieremän raveja 24.7.2026.