Kaffeklubben på Rådhuset

Projektet "Kaffeklubben på Rådhuset" har under tiden 1.1.2024-31.1.2025 drivits av Mariehamns stads integrationsenhet. Projektet har öppnat och skapat en mötesplats i Mariehamn som gett inflyttade och ålänningar möjlighet att regelbundet träffas och dricka kaffe samt öva svenska, spela spel, lära sig mer om Åland och det åländska samhället i en trygg och välkomnade miljö.

Bakgrunden till projektet var ett uttryck behov från enhetens målgrupp inflyttade, att det saknas en plats dit man kan komma oanmäld och utan krav på aktivt deltagande eller köptvång. Projektet delades in i fyra faser för att möjliggöra tydliga avstämningar och utvärderingar. Dessa låg sedan till grund för fortsatt verksamhet.

Projektet startade "på egen risk" i väntan på slutligt besked vilket medförde att trakteringen blev enklare än planerat men det visade sig att det viktigaste för deltagarna inte var hurdan traktering som erbjöds utan snarare uppskattat att vi bjöd på något att äta och dricka.

En nackdel med att dela in projektet i faser var att en del deltagare fick uppfattningen om att hela projektet skulle ta slut när en fas i projektet tog slut. Detta medförde bl.a. behov av mer resurser på riktad marknadsföring för att deltagarna skulle hitta tillbaka efter t.ex. sommaren då det blev ett längre uppehåll pga. sommarsemester mellan fas 2 och 3.

Sammanfattningsvis upplever vi som drivit projektet att det har varit lyckat och vi är stolta över att projektet haft närmare 500 deltagare.

Vi har planerat, marknadsfört, startat och upprätthållit en öppen mötesplats ca 1/gång vecka på Rådhuset i Mariehamn under namnet "Kaffeklubben på Rådhuset".

Det gamla Rådhuset i Mariehamn nyöppnade hösten 2023 och har idag inflyttade som primär målgrupp. Sedan starten har enhetens personal fått höra att målgruppen upplever att det saknas en öppen mötesplats som är öppen efter kl.16 dit man kan komma och umgås, kravlöst och utan köptvång. Det behovet var den främsta orsaken till varför vi ville starta "Kaffeklubben".

Vi har överlag genomfört projektet i enlighet med projektplanen. Projektet har varit indelat i fyra faser där tre av fyra faser avslutats med en större aktivitet och utvärdering. Det sammanställda resultatet av varje utvärdering har sedan legat till grund för vårt fortsatta arbete inom projektet. Exempelvis har öppettider samt innehåll/fokus justerats i enlighet med utvärderingens resultat.

Fas 1 - Inledande (januari-mars). Fokus på att sprida information, förbereda och skapa ramar för verksamheten.

Vi inledde projektet med att planera inför uppstart. Vi producerade samt distribuerade marknadsföringsmaterial i form av affischer och flyers men även digitalt material. Vi gjorde även inköp så som spel- och pysselmaterial samt traktering. Vi rekryterade även volontärer genom våra nätverk. Verksamheten startade upp några veckor senare än planerat pga. att vi initialt inväntade slutligt svar från LR. Då vi fick information om att beskedet kommer att dröja så valde vi ändå att dra i gång ”på egen risk” i februari.

Under den första fasen har projektet i snitt haft 11 besökare per vecka och vi hade till exempel Ålands Natur & Miljö på besök för att berätta om Allemansrätten på basen av intresse från besökarna. Vi uppmärksammade även världsdagen för down syndrome genom att måla sockor i olika färger och dansa tillsammans med inbjudna ledare från Uncan och Folkhälsan. Vi fokuserade också mycket på att prata med besökarna för att samla in tankar kring vad de önskar göra inom projektets ramar. Vi avslutade fasen med en utvärdering men pga. vi ännu inte fått slutligt svar från LR angående finansiering av projektet så hade vi ingen större avslutning av fasen som planerat. I tillägg kan även nämnas att samtliga inbjudna gäster under den första fasen kom på besök på egen arbetstid och de budgeterade medlen för inbjudna gäster användes således inte.

Fas 2 - Lära känna (april-juni). Fokus på att lära känna målgruppen, samla in tankar och idéer.

Utvärderingen som vi gjorde i slutet av den första fasen visade att alla som kommit till Kaffeklubben känt sig välkomna samt att det framför allt är ”att dricka kaffe och prata” som är vad deltagarna önskar göra. Det framkom även att många önskade inbjudna gäster/föreläsningar så under den andra fasen arbetade vi aktivt med att bjuda in och planera in gäster. Vi fick besök av Tom som berättade om sommarens stora evenemang Tall Ships Races vilket var mycket uppskattat då det visade sig att många inflyttade inte hade hört om detta tidigare. Vi hade även besök från planeringsgruppen för ”Föreningsfesten” samt Folkhälsan som berättade om deras verksamhet ”Surfstöd” samt om sommarens simskolor. Ålandstidningen tog kontakt och kom på besök vilket resulterade i ett fint reportage som bidrog till flera nya deltagare i projektet.

Vi fick slutligen besked från LR och fasen kunde därmed enligt plan avslutas med en avslutning som vi döpte till ”Sommarfest i parken". Vi lånade sommarspel i form av kubb och krocket från Uncan och bjöd in den finska föreningen ”Ahveniset” som kom på plats och lärde oss spela Mölkky. Vi hade även Rädda Barnens sommarjobbare på plats som bidrog med pyssel för barn. Att vi ordnade festen utomhus bidrog till fler spontana deltagare och att projektet fick mer synlighet. Däremot var det svårare att uppmuntra deltagare att fylla i vår anonyma utvärdering samt deltagarlista då det var många på plats på ett stort och öppet område. Festen hade ändå över 50 besökare och många önskade att vi skulle ordna en liknande parkfest igen vilket vi planerar att göra till sommaren 2025.

Fas 3 - Genomförande (augusti-oktober). Fokus på att möjliggöra så många idéer och förslag som möjligt.

Efter sommaren var antalet besökare lågt till en början troligen pga. semesteruppehållet och ovisstheten kring att det var fas 2 som avslutades i juni och inte hela projektet. Fas 3 hade ändå i genomsnitt 10 besökare per tillfälle. För att öka antalet deltagare så valde vi att rikta marknadsföringen mot identifierade grupper inom målgruppen som SFI klasserna på Medis. Det bidrog till att många "gamla" deltagare hittade tillbaka men även nya kom och deltog. På basen av utvärderingen som gjordes i slutet av fas 2 köpte vi in fler spel och mer pysselmaterial. Vi noterade även ett uppsving bland yngre deltagare och köpte in ”mellanmålskex” för att kunna erbjuda något mer mättande/mer hälsosamt alternativ till dem. Då intresse för inbjudna gäster var lägre på utvärderingen så valde vi att fokusera på att ordna aktiviteter så som bingo och frågesport istället. Vi uppmärksammade även Kanelbullensdag genom att beställa in och bjuda på Kanelbullar vilket var väldigt uppskattat och det bidrog till fina diskussioner om bakverk, mat och matkultur. Vi avslutade fasen och valde att kalla avslutningen för ”Höstmys” där vi bjöd in en bibliotekarie som läste saga för oss. I tillägg ordnade vi en tipsrunda, bjöd in en gäst som erbjöd ansiktsmålning och så fyllde vi våra bord med bilder och höstlöv att förlägga och tillsammans skapade vi ett konstverk i form av ett träd.

Fas 4 - Avslutande (Initial plan november-december, under fasen ansökte vi om förlängning till 31.1.2025). Fokus på att sammanställa och planera för hur verksamheten kan leva vidare efter projekttiden.

Under november-december rullade verksamheten på och vi började även planera för hur verksamheten kunde leva vidare både internt och externt. För att kunna hålla verksamheten öppen 1 år som planerat valde vi att ansöka om förlängning av projekttiden till 31.1.2025 vilket vi fick beviljat. Vi diskuterade även hur projektet kunde leva vidare.

Då samtliga utvärderingar under projekttiden visat att det framförallt är den sociala samvaron i form av ”dricka kaffe och prata” som varit viktig valde vi även att satsa på olika teman under december för att locka fler nya besökare samt för att på ett kravlöst och roligt sätt kunna sprida information om allt vi firar i samhället i december. Den 5 december fanns det olika sorters finskt godis att provsmaka för att uppmärksamma självständigheten den 6 december och följande vecka den 12 december bjöd vi på lussebullar och glögg och berättade om "flickan med ljus i håret" - Lucia.

I tillägg har vi även sammanställt talkolistor, statistik, sorterat bilder, kvitton och slutligen lämnat in slutrapporten för projektet.

De kostnader som uppkommit under projektet har som helhet varit väldigt lika de planerade eller billigare. Vi har spenderat mindre än planerat på traktering pga. att vi inledde projektet "på egen risk" och därmed blev det genomgående enklare traktering i form av kaffe + kex. Alla utom en inbjuden gäst har kommit på egen arbetstid/frivillig basis vilket bidragit till att vi knappt haft några kostnader för inbjudna gäster.

Av naturliga skäl i form av t.ex. sommarsemester blev det uppehåll i verksamheten vilket gjorde att vi till viss del fick "starta om" och marknadsföra projektet för att få besökare. Detta upplevde vi vara utmanande men genom marknadsföring i form av framförallt nya affischer med nya datum som vi delat brett men även till specifika grupper som t.ex. SFI så löste sig den utmaningen.

Vi upplever att vi lyckats bra med projektet då vi har haft många besökare och vi har genomgående fått höra att verksamheten är uppskattad och behövd vilket vi värderar högt.

Projektet "Kaffeklubben på Rådhuset" har bidragit till att både inflyttade och ålänningar har hittat till det gamla Rådhuset i Mariehamn. Rådhuset har blivit en öppen och naturlig mötesplats där alla blir bemötta med ett "hej" och en kopp kaffe.

Projektets mål var att tillgodose behovet av en regelbundet öppen, fysisk mötesplats som bidrar till en mer meningsfull fritid genom att öka
välbefinnandet genom känslan av sammanhang. Huvudmålet var att öppna och hålla Kaffeklubben öppen i genomsnitt 1 gång/vecka under 2024. Vi kan därmed nu konstatera att vi lyckats med vårt huvudmål och därmed med ett gott resultat.

Vi valde att inte sätta upp något mål i form av antal besökare/deltagare men vi kan konstatera att deltagarantalet har varierat under projekttiden troligen pga. pauserna i öppettiderna som blev mellan faserna. Vi valde att lägga extra fokus på marknadsföringen av "avslutningsfesterna" vilket bidrog till fler besökare och direkt feedback om att dessa varit särskilt uppskattade av framförallt barnfamiljer.

Projektet fick slutligen 492 deltagare vilket vi är otroligt glada och stolta över. Vi har haft deltagare i olika åldrar och från mer eller mindre världens alla hörn. Vi har genomgående fått höra att de som hittat till oss har uppskattat vår verksamhet vilket vi värderar som ett bra betyg för vår verksamhet.

Projektet har gett många positiva effekter i form av framförallt nya möten och kontakter som delats under projektet mellan deltagarna men även mellan deltagarna och oss som drivit projektet.

Då det framkom under projektet ett behov från målgruppen att få mer information om t.ex. hur man startar företag så har vi därmed inlett ett samarbete med Informationskontoret Kompassen (Som idag är placerat på Rådhuset) och deras ”Infokvällar” genom att samplanera vårens tillfällen 2025 och därmed utveckla infokvällarna till att även innehålla en social kaffestund i anslutning, likt ”Kaffeklubben”.

På basen av feedback kring behovet av att få öva svenska har vi även utvecklat stadens språkcafé som nystartade hösten 2024 tillsammans med stadsbiblioteket. Vi planerar att dubbla antalet tillfällen under våren 2025 och förlägga hälften av tillfällena på Rådhuset.

Den uppskattade avslutningen av fas två "sommarfest i parken" kommer enheten att ordna i juni då den var väldigt uppskattad av alla deltagare och en fin möjlighet för oss som arbetar på integrationsenheten att möta nya personer från vår målgrupp. Vi kommer att ordna festen i samarbete med Folkhälsan på Åland. Vi planerar även att fortsätta med språkcafé och infoträffar hösten 2025 vilka är under planering.