Ruokolahden ensimmäinen etätyöpiste

Sammanfattning av projektet

Hanke on toteutettu suunnitelman mukaan. Hanketta aloittaessa Ruokolahdella ei ollut yhtään etätyökäyttöön suunniteltua ja varattua tilaa. Joskus tilaa kysyneille ihmisille tarjottiin mahdollisuus tehdä töitä kirjastolla tai kunnanvirastolla mahdollisesti tyhjillään olleissa huoneissa, mutta niillä ei ollut varausjärjestelmää, eikä niitä oltu suunniteltu etätyökäyttöön.

Hankkeella Ruokolahden satamaan hankittiin toimistokontti, joka sisustettiin etätyökäyttöön sopivaksi. Kontin kahdelle 9m2 huoneelle luotiin internetvarausmahdollisuus Ruokolahden kunnan tilavarauksissa käytössä olleeseen Asio-järjestelmään.

Hankkeella saavutettiin Ruokolahdelle kaksi hyvin varusteltua, helposti varattavaa, edullista etätyötilaa, joita voi käyttää moneen muuhunkin tarkoitukseen.

Hankkeessa jonkinasteisena epäonnistumisena voi pitää kontin kilpailutusta. Aluksi kontti pyydettiin vain "talvikäyttöön soveltuvana", mutta myöhemmässä vaiheessa kunnan tekniset palvelut halusikin ehdottomasti tarkentaa vielä eristyksiä, mikä nosti kustannuksia ja viivästytti hankintaa. Lisäksi lukitus- ja varausjärjestelmien sekä internet-yhteyden käyttökuntoon saamisessa kesti odotettua kauemmin. Näissä kyse oli kunnan sisäisestä kommunikaatiosta ja puutteista siinä. Tämä oli projektivastaavalle ensimmäinen hanke ikinä ja tästä opittiin, että tekniset palvelut tulee ottaa syvällisesti mukaan jo investointihankkeen suunnitteluun ja projektin johdossa tulee olla jämäkkänä ja seurata, että tehtävät tulevat tehtyä.

Toteutus

Hanke on toteutettu suunnitelman mukaan.

Etätyötilahanke sai alkunsa etätyötilojen tarpeesta, mikä oli tunnistettu jo mm. kunnan vuosien 2023-2025 elinvoimaohjelmassa. Toteutusmuoto muodostui Ruokolahden sataman JTF-kehittämishankkeen suomien mahdollisuuksien perusteella.

Ruokolahden kunta vastaa hankkeen avulla kunnan asukkaiden, vapaa-ajanasukkaiden, työmatkalaisten ja opiskelijoiden tarpeeseen pystyä tekemään etätyötä Ruokolahdella. Etätyöskentelyn lisäksi tilat soveltuvat pienimuotoisiin kokouksiin, harrasteryhmille, nuorisotyöhön ja monenlaiseen pop up-toimintaan. Kunnassa on alueita, joilla tietoliikenneyhteydet eivät nykyisellään mahdollista etätyöntekoa. Valokuitua ei ole saatavilla kaikkialle ja mobiiliyhteydet ovat riittämättömät. Samalla tavalla lomailijat, veneilijät ja erityisesti ulkomaalaiset vierailijat saavat nyt keskeiselle ja näyttävälle paikalle työ- ja toimintatilat. Uudet etätyötilat mahdollistavat sekä säännöllisen, että satunnaisen työskentelyn laadukkaissa olosuhteissa. Ruokolahdella ei ollut vuoden 2025 alussa yhtään virallista etätyöpistettä (lähde: etatyotilat.fi) ja lähin etätyöpiste on 41km päässä toteutusalueelta, Rautjärvellä. Kysyttäessä on voitu joskus osoittaa jokin tyhjä huone kunnanvirastolta tai kirjastolta, mutta järjestelmällisesti toimivaa ja etätyökäyttöön suunniteltua etätyöpistettä ei ollut.

Ruokolahden asukasluku laskee ja työikäisten kuntaan muuttamisen yhdeksi esteeksi on noussut etätyömahdollisuuden puuttuminen. Etätyötiloilla vastataan siis osaltaan myös kunnan väestökatoon. Vuokrattavilla etätyötiloilla ei ole kilpailua yritysten kanssa alueella. Hankkeen hyödynsaajia ovat etätyötilan käyttäjät sekä kunta houkutteluvana asuin-, matkailu- ja työpaikkana. Etätyötiloja hallinnoiva Ruokolahden kunta ei pyri saamaan toiminnasta taloudellista hyötyä, vaan käyttömaksuilla katetaan ylläpitokuluja, joita ovat mm. tilojen lämmitys/viilennys, sähkö, verkkoyhteys, tilojen varausjärjestelmä, tilojen siistiminen ja kunnossapito.

Hankkeella tehtiin etätyötilaelementille paikka maansiirtotöinä Ruokolahden sataman kunnostamisen yhteydessä. Elementille tehtiin kevytperustus, jonka päälle rakennus sijoitettiin. Rakennuksessa on kaksi identtistä 9m2 huonetta, jotka on sisustettu etätyökäyttöä silmällä pitäen. Tiloista löytyy sähköpöytä, ergonominen työtuoli, monitoimitulostin, lisänäyttö, jääkaappipakastin, mikro, kahvinkeitin, ilmalämpöpumppu ja lasiseinä, josta on näkymä Saimaalle. Tilojen käyttäjillä on käytössään myös viereinen sataman huoltorakennus, josta löytyvät wc-tilat ja suihku. Tiloille luotiin internetvaraus Ruokolahden kunnalla tilavarauksissa käytössä olleeseen Asio-järjestelmään. Tiloja pyritään suojaamaan valvontakameroilla, jotka ovat osa satama-alueen valvontajärjestelmää. Hankkeesta on viestitty Ruokolahden kunnan sosiaalisen median kanavissa, kunnan sivustolle tehdyllä omalla internet-sivulla, Uutisvuoksi-lehden mainoksessa ja rakennuksen yhteydessä olevissa infokylteissä.

Hankkeen toteutuksessa muutoksia hankesuunnitelmaan oli ostettavien tulostinlaitteiden korvaaminen leasing-laitteilla kunnan tieto- ja viestintäpäällikön linjauksen mukaisesti ja rakennelman maisemoinnin jättäminen konttiasteelle teknisten palveluiden visuaalisen näkemyksen mukaisesti.

Hanke pystyttiin toteuttamaan kustannusarvion puitteissa. Jotkin asiat, esim. ovien lukitusjärjestelmän muutos olivat jonkin verran arvioitua suuremmat, mutta se pystyttiin kompensoimaan muista kuluista.

Hankkeessa havaittuja riskejä olivat toimittajien toimintavarmuus, joka ei tässä hankkeessa realisoitunut. Aina hankintoja tehdessä on mahdollista, että valittu toimittaja ei pystyisikään syystä tai toisesta toimittamaan tilattuja tuotteita tai palveluita. Tätä riskiä voi pyrkiä pienentämään selvittämällä toimittajan taustat esim. tilaajavastuu -selvityksellä. Hankkeessa oppia tuli sisäisen kommunikoinnin tärkeydestä. Lukitus- ja varausjärjestelmien sekä internet-yhteyden käyttökuntoon saamisessa kesti odotettua kauemmin. Näissä kyse oli kunnan sisäisestä kommunikaatiosta ja puutteista siinä. Tämä oli projektivastaavalle ensimmäinen hanke ikinä ja tästä opittiin, että tekniset palvelut tulee ottaa syvällisesti mukaan jo investointihankkeen suunnitteluun ja projektin johdossa tulee olla jämäkkänä ja seurata, että tehtävät tulevat tehtyä.

Resultat

Hankkeella saatiin Ruokolahdelle kaksi hyvin varusteltua, helposti varattavaa, edullista etätyötilaa, joita voi käyttää moneen muuhunkin tarkoitukseen. Tiloja on jo ensimmäisten päivien aikana käytetty mm. hierontapalveluiden tuottamiseen, taidemyyntinäyttelyn järjestämiseen, sekä etätyöskentelyyn ulkopuolisten ja kunnan työntekijöiden toimesta. Huomenna ja ylihuomenna tiloja käytetään satamassa järjestettävien kalastuskilpailuiden kisatoimistona. Tällaisia mahdollisuuksia ei aiemmin ollut.

Hankkeen tavoitteena on etätyötilojen 50% käyttöaste arkipäiville. Tavoite on kunnianhimoinen, sillä tiloille on pystytty määrittelemään laaja käyttöaika maanantaista sunnuntaihin klo 6-22. Tällä viikolla tila 1 oli arkisin vähintään 4 tuntia varattuna kolmena päivänä ja tila 2 neljänä päivänä. Erillisiä varauksia tiloissa oli yhteensä arkipäivinä 9kpl.

Hankkeen jälkeen etätyötila jää pysyväksi palveluksi kunnan palvelutarjontaan. Muutos näkyy kohderyhmissä niin, että ihmisten työskentely kunnassa helpottui. Katvealueilla asuvien ihmisten matka lähimpään etätyöpisteeseen lyheni oleellisesti. Lisäksi etätyötilojen tarjonta alueella parani.

Hankkeesta on viestitty Ruokolahden kunnan sosiaalisen median kanavissa, kunnan sivustolle tehdyllä omalla internet-sivulla, Uutisvuoksi-lehden mainoksessa ja rakennuksen yhteydessä olevissa infokylteissä.

Effekter och framtidsplaner

Ruokolahden asukasluku laskee ja työikäisten kuntaan muuttamisen yhdeksi esteeksi on noussut etätyömahdollisuuden puuttuminen. Etätyötiloilla vastataan siis osaltaan myös kunnan väestökatoon. Hankkeen hyödynsaajia ovat etätyötilan käyttäjät sekä kunta houkutteluvana asuin-, matkailu- ja työpaikkana. Hankkeen kokemuksia hyödynnetään tulevissa tilojen investoinneissa. Nyt on tiedossa, minkälainen prosessi tilaelementin hankinta on valitun toimittajan kautta.

Hankkeen jälkeen etätyötila jää pysyväksi palveluksi kunnan palvelutarjontaan. Muutos näkyy kohderyhmissä niin, että ihmisten työskentely kunnassa helpottui. Katvealueilla asuvien ihmisten matka lähimpään etätyöpisteeseen lyheni oleellisesti. Lisäksi etätyötilojen tarjonta alueella parani. Kohteen ylläpidosta vastaa Ruokolahden kunta.

Hankkeella saavutettiin Ruokolahdelle kaksi pitkäikäistä, hyvin varusteltua, helposti varattavaa, edullista etätyötilaa, joita voi käyttää moneen muuhunkin tarkoitukseen.

Tärkeimmät käytännön suositukset ovat kehittämistarpeiden pitkäjänteinen suunnittelu, asiantuntijoiden syvällinen hyödyntäminen hankkeiden suunnittelussa ja tarpeettoman väljältä tuntuvan aikataulun suunnittelu.