Taidelainaamo Avaran kehittäminen

Sammanfattning av projektet

Hankkeessa Lapuan Taiteilijaseura ry:n ylläpitämälle Taidelainaamo Avaralle toteutettiin toimintamanuaali. Siihen kuvattiin taidelainaamon hoitamisen tehtävät ja kirjattiin ylös tieto, jota taidelainaamo Avaran hoitaminen vaatii. Manuaali tallentaa toiminnassa mukana olevien henkilöiden hiljaista tietoa ja varmistaa sen säilymistä ja jakamista yhdistyksessä. Manuaalin kokoaminen edellytti keskustelua ja yhteiskehittämistä, mikä itsessään johti tiedon jakamiseen ja vertaisoppimiseen.

Hankkeessa toteutettiin digitaalisia sopimus- ja lomakepohjia, jotka helpottavat taidelainaamon sopimuksissa ja myyntitoiminnassa tarvittavan, runsaan ja yksityiskohtaisen tiedon keräämistä ja hallintaa, sekä nopeuttavat ja varmistavat lainaamon hoitamiseen liittyvien tehtävien suorittamista.

Toteutus

Lähtötilanteessa Taidelainaamo Avaraa hoiti pääasiallisesti yksi henkilö ja toiminnan jatkuvuus oli vaakalaudalla. Kohtuutonta kuormaa haluttiin jakaa, mutta oltiin keinoja vailla, miten se voitaisiin toteuttaa.

Taidelainaamo Avaran käyttämällä, selainpohjaisella toiminnanohjausjärjestelmällä on vain muutama kymmenen eri taidelainaamoa käyttäjinään. Järjestelmää on kehitetty yhteistyössä käyttäjien kanssa, mutta se on edelleen keskeneräinen ja tarpeisiin nähden riittämätön. Tämä tuo lisähaasteen lainaamon ylläpidolle. Tarvitaan muitakin järjestelmiä, mutta ne eivät keskustele keskenään, ja seurauksena on käsityötä vaativia välivaiheita. Lainaamon hoidon tehtävissä kaikki tuntui liittyvän kaikkeen ja osia oli vaikea palastella erikseen. Kun ollaan tekemisissä rahan ja sopimusten kanssa, kokonaisuuden hallitsemiseen liittyy myös vastuuta.

Hanke toi huomattavaa parannusta lainaamon tehtävien jakamiseen. Asioiden tekeminen yhdessä, ylös kirjaaminen, keskustelu ja pohtiminen auttoivat näkemään kokonaisuuden ja jakamaan sitä osiin, joista löytyi tehtäväkokonaisuuksia eri henkilöiden hoidettaviksi.

Yhteisen ajan löytäminen oli hankalaa, mikä viivästytti hankkeen toteuttamista. Hankkeen kaikki kustannukset olivat sekä suunnitelmassa, että toteutuksessa työaikaa: palkkakuluja, ja niihin liittyviä kuluja. Manuaalin toteuttamiseen osallistuivat sivutoimisina tuntityöntekijöinä Henna Hautala, Hanna Peltotupa, Minna Rajala ja Minna Bengs. Hankkeen toteuttamiseen osallistui myös talkootyötä tehneitä seuran jäseniä. Työtä tehtiin jaksoittain, pääasiassa keväällä 2025 (hankekokonaisuuden suunnittelu, työnjako) kesällä 2025 (lomakepohjien sisällön kehittäminen ja digitalisointi), marras- ja joulukuussa 2026, (lainaamotoimintojen sisältöjen kuvaaminen ja kehittäminen) sekä tammikuussa 2026 (manuaalin kokoaminen).

Resultat

Hankkeen vaikutuksesta taidelainaamon ylläpidon kuorma on jakaantunut. Kriittistä tietoa on tallennettu ja se on aikaisempaa helpommin saavutettavissa. Käsivaraisuutta vaativia vaiheita on pystytty nopeuttamaan ja varmistamaan.

Effekter och framtidsplaner

Hanke varmistaa Taidelainaamo Avaran jatkuvuutta, Lapuan taiteilijaseuran ylläpitämänä. Se on seuran toteuttamaa, kuvataiteen edistämistä. Se on kulttuuripalvelu, joka lisää taiteen saatavuutta ja saavutettavuutta. Taiteilijoille lainaamo kasvattaa teosmyynnin tuloja.

Lainaamon toiminnanohjausta on tarpeen kehittää edelleen, jotta manuaalisten vaiheiden tarve vähenisi ja käytettävyys parantuisi.