Varustevaunulla potkua tapahtumajärjestelyihin

Hanke toteutui pääpiirteissään alkuperäisen suunnitelman mukaisena. Ainoa isompi haaste muodostui siitä, että varustevaunun itsensä toimitusaikataulu venyi varsin pitkäksi, minkä seurauksena koko hankkeen toteutusaikaa piti pidentää (hankeajan pidentäminen hyväksyttiin 15.11.2024 saakka.). Toinen hankkeeseen liittyvä muutos oli se, että opastetaulujen hankinta osoittautui alun perin budjetoitua halvemmaksi, minkä seurauksena vapautunutta tukirahaa voitiin hyödyntää varustevaunun teippauksiin (mikä olisi muuten tehty hankkeen ulkopuolisena toimenpiteenä).
Kaiken kaikkiaan hankkeen toteutus onnistui hyvin, tarvikkeiden hankinnat saatiin tehtyä budjetin mukaisesti ja hankkeeseen liittyvät talkoot etenivät suunnitellusti. Hankintoja helpotti suuresti se, että jo hanketta mietittäessä hankittavien asioiden hintataso oli ennakkoon tarkastettu myös pienempien hankintojen osalta. Vaihtelua hinnoissa esiintyi budjetin laatimisen ja varsinaisen hankinta-ajankohdan välillä varsin vähän. Talkoiden osuus tässä hankkeessa oli verraten pieni ja talkootekijöitä oli helppo saada mukaan vinopukkien rakentamiseen.
Tapahtumavaunun kalustusta ehdittiin osin jo koeponnistamaan kesän 2024 aikana Säkylätriathlonin järjestelyissä. Tällöin saatiin myös vahvistus sille, että hankkeen kantava ajatus oli toimiva ja oikea. Tuleva kesä tulee näyttämään sen, minkä verran käyttöä vaunulle ja varustukselle löytyy muiden seudun toimijoiden parista.

Toteutuksen osalta hanke eteni pitkälti suunnitellun mukaisesti. Tapahtumavaunun sisältöön liittyviä hankintoja tehtiin pienemmissä erissä käytännössä koko hankkeen ajan sitä mukaa, kun niille oli käyttöä ja toisaalta säilytyspaikka. Itse vaunun osalta toimitus venyi odotettua pidemmälle aina lokakuun alkupuolelle saakka, mikä edelleen pakotti hankkeen päättymisajankohdan venyttämisen alkuperäistä myöhemmäksi. Hankinnat sinällään pystyttiin pääosin tekemään alkuperäisen budjetin raameissa, pieniä vaihteluita oli, mutta ne kompensoituivat isossa kuvassa. Talkootyöt saatiin järjestymään hyvin ja nekin alkuperäisen suunnitelman mukaisina.

Hankkeen tuloksena Säkylän Urheilijoilla on käytössään toimiva ratkaisu erilaisten tapahtumien järjestämiseen siirrettävänä, juuri niinkuin hankkeen tarkoituksena oli. Tapahtumavaunu sisältää paljon tapahtumajärjestelyihin tarvittavaa rekvisiittaa ja omalta osaltaan vähentää SU:n tarvetta vuokrata erikseen kyseisiä tarpeistoja esimerkiksi Säkylätriathlon-tapahtuman yhteydessä. Mikä parasta, sama monikäyttöinen tapahtuma-alusta on muidenkin toimijoiden vuokrattavissa ja helposti siirrettävissä kulloinkin sopivaan tapahtumapaikkaan. Tapahtumavaunun kautta vuokraajan käytettävissä on myös tehokas langaton Internet-yhteys sekä äänentoistojärjestelmät. Muiden toimijoiden taholta on ollut jo mielenkiintoa tapahtumavaunun hyödyntämiseen, toivottavasti sillä on edessään paljon kilometrejä kesän aikana.

Hankkeen vaikutus erityisesti Säkylän Urheilijoiden omassa tapahtumajärjestelyissä on suuri monestakin eri näkökulmasta:

- Tapahtumavaunun sisältö vähentää tarvetta vuokrata tarpeistoa ulkopuolelta, mikä edelleen pienentää kustannuksia
- Tapahtumavaunu helpottaa tarpeiston siirtoa ja säilyttämistä yhdessä paikassa
- Tapahtumavaunu mahdollistaa esim. kisatoimiston perustoiminnan itsessään tarjoamiensa yhteyksien ja äänentoistojärjestelmän kautta.

Muiden toimijoiden osalta vaikutuksia päästään arvioimaan tarkemmin vasta tulevan kesän jälkeen, mutta jo käytyjen keskustelujen perusteella kiinnostusta vaunun käyttöön on jo virinnyt (esimerkkinä Säkylän kunta).

Jatkosuunnitelmana tulevan kevään osalta on vaunusta ja sen sisällöstä tiedottaminen sekä vuokrausehtojen, -hintojen ja käyttöohjeistuksen julkaiseminen (jotta vaunun varaamisen ja vuokraamisen kynnys pysyisi mahdollisimman matalana).