Minneslista för debitering av resekostnader

Resekostnader som en del av en köpt tjänst

Om resorna omfattas av ett köptjänstavtal behöver resekostnaderna inte specificeras separat, utan man kommer överens om dem med beställaren på förhand och resekostnaderna inkluderas i totalsumman för den köpta tjänsten. En organisation och dess medarbetare kommer överens om ersättning för resekostnaderna sinsemellan.

Debitering av resekostnader

Resekostnader ersätts enligt Statens resereglemente.

Det är tillåtet att använda egen bil inom ramen för statens resereglemente, om det inte är möjligt att anlita allmänna kommunikationsmedel. Allmänna kommunikationsmedel är ändå alltid det första alternativet. Resor kan företas med egen bil även när det är möjligt att anlita allmänna kommunikationsmedel. Resorna ska

emellertid faktureras enligt de förmånligaste taxorna för resor med allmänna kommunikationsmedel. Vid användning av egen bil ska avfärds- och ankomstadress anges.

Om den resande anhåller om reseersättningar för användning av egen bil, ska till ansökan bifogas motiverade utredningar av varför det inte varit möjligt att anlita allmänna kommunikationsmedel. Exempelvis det att användning av egen bil är det mest förmånliga alternativet totalt sett är inte en godtagbar motivering i sig, utan i fakturan ska specificeras kostnaderna för resor med allmänna kommunikationsmedel samt resesättets inverkan på resans längd och övriga faktorer som är väsentliga vid jämförelse med användningen av egen bil.

Parkeringsavgift som uppbärs på flygplatser, järnvägsstationer och i samband med hotellinkvartering

ersätts enligt verifikation för högst tre dagar per tjänsteresa. Kostnader för avgiftsbelagd parkering längs gator och på andra parkeringsplatser ersätts alltså inte. Parkering på flygplatser och järnvägsstationer eller i samband med hotellinkvartering ersätts endast

ifall en flygresa, tågresa eller hotellövernattning ingår i resan.

Särskilt på Helsingfors-Vanda flygplats bör man observera att parkeringsavgifterna varierar mycket mellan parkeringshusen. Även i dessa fall ska man sträva efter att parkera så förmånligt som möjligt på rimligt avstånd från terminalen.

I regel ska en resa företas med den förmånligaste typen av allmänna kommunikationsmedel. När man anlitar taxi ska en tydlig förklaring ges till varför man varit tvungen att anlita taxi. Exempelvis kan man anlita taxi om inga allmänna förbindelser är tillgängliga, av säkerhetsskäl när man reser nattetid, om platsen är obekant, när man transporterar en orimlig mängd varor eller dylikt. Vid anlitande av taxi ska avfärds- och ankomstplats anges.

I regel används normala resklasser. Till resor i Business Class ska ges en tydlig förklaring. Exempelvis kan man resa i Business Class ifall det inte finns plats i andra resklasser och restiden med följande möjliga förbindelse är mycket lång och/eller kräver övernattning.

Privatpersoners reseräkningar och arvodesfakturor skickas till enheten Landsbygdsnätverket elektroniskt via ePalkkio det vill säga med hjälp av en elektronisk blankett.

Att beakta:

  • Till reseräkningarna ska man bifoga verifikat och motiveringar till eventuell användning av egen bil och taxi.
  • Om skattekortet inte har bifogats till arvodesfakturan, verkställs förskottsinnehållning enligt 60 %.
  • Arvodestagaren/en utomstående resenär ska identifiera sig via suomi.fi-tjänsten för att använda ePalkkio och reseblanketten

 

  • Kvitton på utgifter som man själv har betalat. Kostnader ersätts inte om verifikat saknas.
  • Kvitton på eventuella utgifter som man har betalat med organisationens kreditkort
  • Eventuella följesedlar för resekonton hos resebyråer
  • Evenemangets program/inbjudan (samt eventuell deltagarförteckning)

– Antalet fria måltider som ingår i programmet ska anges

per resdag, eftersom de inverkar på beräkningen av dagtraktamentet. Observera att sjöfrukost betraktas som en måltid.

– En förutsättning för att dagtraktamente ska betalas är att resan är längre än 15 km (både tur och retur) från bostaden/arbetsplatsen.

– Partiellt dagtraktamente i hemlandet på 22 € betalas när en resa har varat över 6 timmar.

– Fullt dagtraktamente i hemlandet på 48 € betalas när en resa har varat över 10 timmar.

– Om en resa varar mindre än 6 timmar betalas inget dagtraktamente.

– Om en resa består av etapper både i hemlandet och utomlands ska man ange tidpunkten för inresan i landet/gränsövergången. Tidpunkten inverkar på den landspecifika beräkningen av dagtraktamentet.

– Ersättningen för användning av egen bil är 53 cent/km. Om man transporterar andra personer till samma möte betalas en förhöjd ersättning på 4 cent/person/km.

– I situationer där den resande på eget initiativ stannar kvar på mötesorten en längre tid än vad som krävs för arbetsuppgiften och det hade varit möjligt att återvända tidigare, är Livsmedelsverket inte skyldigt att bekosta återfärden. Om den förlängda restiden ger en avsevärd inbesparing är det emellertid möjligt att ersättning betalas. I detta fall ska den totala kostnadsbesparingen motiveras i reseräkningen. I regel är det inte tillåtet att kombinera en tjänsteresa med en semesterresa

.

– Om en resa kan företas mest ändamålsenligt exempelvis genom att använda egen bil,

resa i Business Class eller övernatta på ett dyrare hotell, ska den resande på förhand anhålla om finansiärens godkännande för resesättet med ett fritt formulerat meddelande till exempel per e-post. Det är bra att bifoga denna korrespondens till reseräkningen för att undvika begäran om kompletterande utredningar.

– Förklaringar ska alltid bifogas till reseräkningen om debiteringen på något sätt avviker från principen att en resa ska företas ”på så kort tid och med så små totala kostnader som möjligt”.

– Livsmedelsverket har alltid rätt att be om kompletterande utredningar av resekostnaderna.

Mera information: Anna Mäkinen, anna.makinen(a)ruokavirasto.fi