Disponera tiden effektivt
Tips för att stödja tidshanteringen. Tidshantering är ett av de viktigaste delområdena bakom företagarens välbefinnande. Det är lätt hänt att arbetsdagarna blir alldeles för långa och ibland kan det kännas som att arbetet hopar sig i all oändlighet och att det inte finns någon tid över för fritidsintressen eller familj. Det är företagaren själv som bär ansvaret för att dra gränsen mellan arbete och fritid.
Bättre planering med hjälp av årsklocka för självledarskap
En årsklocka är en årsplan som hjälper dig att planera och schemalägga viktiga aktiviteter, semestrar och säsonger under året. Årsklockan hjälper dig att reservera tid för olika uppgifter och processer. I årsklockan är det också lätt att se hela årets arbetsplaner på en gång. Företagaren har nytta av att i årsklockan identifiera och hitta tidpunkter då det till exempel är möjligt att samla resurser och förbereda sig för belastningstoppar under de kommande säsongerna eller för att göra mellanbokslut.
Det lönar sig att satsa på tidshantering
Tidshantering är att planera, genomföra och utvärdera den egna tidsanvändningen, vilket hjälper dig att arbeta effektivt. Det är viktigt att förstå vilka frågor som är brådskande och viktiga för företagsverksamheten och vilka som är mindre brådskande och viktiga. Det är också bra att vara medveten om vad tiden går åt till. Tidshanteringen ska gärna planeras på både kort och lång sikt. Dessutom är det bra att följa upp hur uppgifterna och tidsanvändningen framskrider, så att du själv ser var och hur du har lyckats.
Det finns många sätt att hantera tidsanvändningen
Det finns många olika metoder och verktyg för att hantera tidsanvändningen. De gör det lättare att fokusera på viktiga arbetsuppgifter, skapa struktur i arbetsdagarna och prioritera uppgifter. Det viktigaste är att du hittar metoder som passar just dig, om du lyckas med tidshanteringen får du också bättre kontroll över arbetet.
Ett verktyg för tidshantering är Eisenhower-matrisen som är en fyrfältstabell över prioriteringar. I den delas uppgifter in i fyra kategorier utifrån hur brådskande och viktiga de är: 1) brådskande och viktiga uppgifter, 2) brådskande och inte så viktiga uppgifter, 3) inte brådskande men viktiga uppgifter, 4) inte brådskande och inte så viktiga uppgifter. En indelning av uppgifterna i olika kategorier bidrar till att visualisera och förtydliga hur arbetsuppgifterna ska prioriteras.
”Det som är viktigt är sällan brådskande och det som är brådskande är sällan viktigt” D. D. Eisenhower
Det finns också många appar och projekthanteringsverktyg som du kan ta hjälp av för att hantera tidsanvändningen och planera arbetena, till exempel Trello, MS Excel och Todoist. Det finns en grundläggande gratisversion av Trello som fungerar för planering av tidsanvändningen och hantering av uppgifter. Programmet MS Excel känner många till sedan tidigare och det kan användas för att skapa enkla planer och schemaläggningar. Gratisversionen av appen Todoist är ett smidigt verktyg för ledning av det egna arbetet och hantering av uppgifter med hjälp av uppgiftslistor.
Även inom Lean-tänket finns flera verktyg som stöder hanteringen av tidsanvändningen och smidigheten i arbetet. Mer information om Lean finns i avsnittet Företagsledning.