Itsensä johtamisen vuosikellolla suunnitelmallisuutta

Vuosikello on vuosisuunnitelma, joka auttaa vuoden aikana tapahtuvien tärkeiden toimintojen, lomien sekä sesonkien suunnittelua ja aikatauluttamista. Vuosikello auttaa varaamaan aikaa eri tehtävien ja prosessien valmisteluun. Siitä on myös helppo nähdä koko vuoden työsuunnitelmat kerralla. Yrittäjälle on hyödyllistä tunnistaa ja löytää vuosikellosta ajankohdat, jolloin on esimerkiksi mahdollista kerätä voimavaroja ja varautua tuleviin sesonkeihin liittyviin kuormituspiikkeihin tai välitilinpäätöksen tekemiseen. 

Ajanhallintaan kannattaa panostaa

Ajanhallinta on oman ajankäytön suunnittelua, toteutusta ja arviointia, joka auttaa työskentelemään tuloksellisesti. On tärkeää tiedostaa, mitkä asiat ovat yrityksen toiminnan kannalta kiireellisiä ja tärkeitä, mitkä vähemmän kiireellisiä ja tärkeitä. Samoin on hyvä tiedostaa mihin aika kuluu. Ajanhallintaa on hyvä suunnitella sekä lyhyellä että pitkällä aikavälillä. Myös tehtävien ja ajankäytön edistymisen seurantaan on hyvä panostaa, jotta itselle tulee näkyväksi se, missä on onnistuttu ja miten siihen on päästy.

Ajankäytön hallinnan keinoissa on valinnanvaraa

Ajankäytön hallintaan löytyy monenlaisia toimintatapoja ja työkaluja. Niiden avulla on helpompi keskittää energiansa olennaisiin työtehtäviin, luoda järjestystä työpäiviin sekä priorisoida tehtäviä. Tärkeintä on löytää itselle sopivimmat menetelmät, sillä onnistumalla ajanhallinnassa myös työn hallinta paranee.

Yksi esimerkkityökalu ajankäytön hallintaan on Eisenhowerin matriisi eli priorisoinnin nelikenttä. Siinä luokitellaan tehtävät kiireellisyyden ja tärkeyden mukaisesti neljään luokkaan: 1) kiireelliset ja tärkeät tehtävät, 2) kiireelliset ja ei niin tärkeät tehtävät, 3) ei kiireelliset, mutta tärkeät tehtävät, 4) ei kiireelliset eikä niin tärkeät tehtävät. Tehtävien jakaminen eri kategorioihin auttaa visualisoimaan ja selkiyttämään työtehtävien tärkeysjärjestyksen.

”Mikä on tärkeää, on harvemmin kiireellistä ja mikä on kiireellistä, on harvemmin tärkeää” – D.D. Eisenhower –

Ajankäytön hallinnan ja töiden suunnitteluun sekä seurantaan käy myös monet sovellukset sekä projektinhallinnan työkalut, esimerkiksi Trello, MS Excel tai Todoist. Trellon perusversio on saatavilla ilmaiseksi ja toimii ajankäytön suunnitteluun sekä tehtävien hallintaan. MS Excel on monille tuttu ja sitä voi helposti hyödyntää yksinkertaisiin suunnitelmiin sekä aikataulutuksiin. Todoist -sovelluksen ilmaisversio on toimiva työkalu oman työn johtamiseen ja tehtävien hallintaan tehtävälistojen avulla.

Myös Lean-ajattelusta löytyy useampia työkaluja ajankäytön hallinnan ja työn sujuvuuden tueksi. Leanista löytyy enemmän tietoa Yritysjohtamisen –osiossa.